Como realizar reuniões produtivas

Atualmente no nosso trabalho somos levados a participar de inúmeras reuniões e precisamos saber como realizar reuniões produtivas.

Isso é importante porque também precisamos dar conta das atividades do dia a dia.

A cada dia se torna mais comum a realização de reuniões para os diversos assuntos corporativos, seja para novos negócios, tratativas de problemas, ações dos setores que estão em andamento ou qualquer outro tipo de reunião.

Se você trabalha em um local em que precisa participar de reuniões, leia esse artigo até o final e veja como realizar reuniões produtivas.

Procure evitar reuniões

Em primeiro lugar é necessário avaliar a necessidade de se fazer uma reunião.

Em seguida pergunte a si mesmo e a equipe se existe outra forma de resolver a questão?

Então pense em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar juntar toda a equipe, afinal de contas, quanto mais pessoas envolvidas em uma reunião, essa reunião é mais cara para a empresa.

Você pode um e-mail, inclusive propondo uma solução para a situação.

Muitas vezes um telefonema pode achar uma solução para o problema, evitando assim mais uma reunião.

Outra boa ideia seria uma conversa individual com o principal envolvido na situação a ser tratada.

Outro ponto é aproveitar os benefícios da tecnologia e realizar uma video conferência.

Se a disponibilidade da equipe envolvida está comprometida, procure enviar uma apresentação sobre o tema, para que todos avaliem e respondam a essa apresentação em um prazo definido.

Avalie se você realmente faz parte do assunto, se não fizer, não aceite o convite para a reunião.

As reuniões devem ser planejadas para serem produtivas

Antes da reunião, defina um objetivo de forma clara. Você deve responder perguntas como: O que / Como / Por quê realizar a reunião?

Isso é importante, pois queremos saber como realizar reuniões produtivas.

É essencial definir a pauta por tópicos a serem abordados, começando dos mais fáceis até os mais difíceis.

Defina um tempo para cada tópico, pois isso ajuda a manter o foco e controlar a duração da reunião.

Atenção às pessoas que falam demais! Tenha uma estratégia em mente para controla-los durante a reunião, do contrário a reunião pode não avançar.

Convide participantes que influenciem no direcionamento do objetivo, conheçam o assunto, tenham contribuições a dar e responsabilidades na aplicação das decisões.

Realize o agendamento do local da reunião e prepare os materiais e equipamentos necessários, tais como flip chart, equipamento para projeção de imagens, etc.

Informe a necessidade de levantamento de informações e/ou trabalhos prévios sob a responsabilidade do convidado.

Encaminhe as informações para os envolvidos com antecedência, transformando dessa forma a reunião em um resumo com espaço para tirar dúvidas.

Reuniões produtivas seguem uma organização pré-estabelecida

Procure estabelecer um mediador, um controlador de tempo e um secretário para as reuniões.

As pessoas envolvidas precisam participar e precisam estar comprometidas com o bom andamento e o resultado da reunião.

Aliás, elas precisam saber como realizar reuniões produtivas e precisam estar engajadas nesse propósito.

O mediador deve ser um bom ouvinte, falar com segurança, ter objetividade, atenção, respeitoso, empático e ter o pensamento voltado para ação e resultados.

No planejamento da reunião é definido um tempo para a reunião e cada tópico. Na execução da reunião esse ponto deve ser levado a sério e ser cumprido.

Sempre tenha um relógio visível para o controle do tempo.

Procure deixar o objetivo da reunião visível para os participantes, assim como os tópicos e os tempos, assim fica mais fácil para controlar o andamento.

Se as pessoas fugirem do foco conduza a situação para devolver lucidez ao grupo.

As pessoas devem ser estimuladas a participar da reunião. Talvez haja participantes tímidos e você precisa auxiliar para que eles vençam a timidez e participem.

O secretário deve registrar tudo o que foi tratado e redigir uma ata da reunião, contendo os tópicos, bem como as saídas das reuniões (ações), responsáveis e prazos para execução.

Ao final da reunião faça uma breve revisão dos temas abordados e finalize repassando as ações sugeridas com os prazos e responsáveis

Acompanhamento das ações:

Por fim, após a reunião a ata deve ser encaminhada para cada participante, informando que há ações a serem executadas e estabelecendo uma data para follow-up.

As ações podem ser cadastradas em ferramentas como o Outlook para assim auxiliar as pessoas a lembrarem do seu compromisso.

Realize o acompanhamento das ações através de lembretes, tarefas ou e-mails.

Ao encerrar as ações procure agradecer os envolvidos pela participação e comprometimento de cada um.

Considerações finais

Nesse artigo tratamos de como tornar as reuniões mais produtivas.

Certamente é necessário praticar as dicas acima com frequência para que com o tempo a equipe envolvida adquira naturalidade aos padrões estabelecidos.

Espero que essas dicas verdadeiramente contribuam na sua jornada profissional.

Um forte abraço!

Mauro Machado